Ich bin ein Fahrradhersteller – wie digitalisiere ich mein Unternehmen?

25 Juni, 2020 von Kristina Juse

Wir erleben gerade den Fahrradboom. Das ist natürlich mega! Und gleichzeitig fordernd!

Abteilung A nutzt das alte CRM System, Abteilung B Teile eines ERP und die Vertriebsabteilung im Feld hat unterwegs keinen Zugriff auf alle Daten und speichert für sie wichtige Infos bei sich lokal. Na? Wiedererkannt?

Sobald Dein Leidensdruck hoch genug ist, werden Systeme evaluiert, die die Situation durch Zentralisierung der Daten verbessern sollen.

Gerade zu Beginn der Einführung eines zentralen Systems funktionieren nicht alle Abläufe. Die Systemberater sitzen dann lange im Haus, Dein Team arbeitet um das System herum und man endet schnell wieder mit “halben” Systemen.

Meist wird erst unterwegs gemerkt, dass vieles auf einmal umgestellt werden muss. Komplexe Prozesse müssen viele unterschiedliche Daten verarbeiten, die wiederum erst mal in das neue System gebracht werden müssen. Schnell wird klar, dass es sich um eine Ganz oder gar nicht Entscheidung handelt.

Was aber wenn es einen anderen Weg gäbe weil jetzt neue Technologien zur Verfügung stehen? In diesem Post stellen wir Euch diesen Weg zur Digitalisierung vor und geben Euch konkrete Schritte zur Umsetzung an die Hand.

Was ist Digitalisierung und warum ist sie so wichtig?

Wir verstehen unter Digitalisierung das Arbeiten mit den Daten, die Euer Unternehmen generiert. Grundsätzlich fällt für Euer Team viel Arbeit weg, wenn beispielsweise Preislisten immer überall aktuell sind. Eure Kunden profitieren von der Transparenz, die sich daraus ergibt. Und der nächste Schritt ist dann mit den aktuellen Daten zu arbeiten – wo können für Euch hilfreiche Zusammenhänge aus den Daten heraus gelesen werden.? Wo könnt Ihr auf Grundlage Eurer Daten Vorhersagen treffen oder vielleicht sogar künstliche Intelligenz einsetzen? Diese Möglichkeiten eröffnen neue Umsatz- und Kosteneinsparpotentiale.

Das fehlende Puzzlestück zur erfolgreichen Digitalisierung: Die Schicht, die Ihr über die verschiedenen Datensilos legt

Anstatt des kräftezehrenden, risikoreichen zentralen Ansatzes, können Ihr eine “Schicht” über die unterschiedlichen Datensilos legen und Abfragen darauf erlauben. Damit können nach und nach alle Datensilos angeknüpft werden, ohne dass Informationen von einer Stelle übertragen und dupliziert werden müssen. Anschließend werden die einzelnen Datensilos selbst über die neue Abfrageschicht Anfragen stellen können, um sich mit den anderen Datensilos auszutauschen. An dieser Stelle ist dieses Vorgehen für Euer Team, das Informationen auslesen möchte, kaum mehr von einem zentralen System zu unterscheiden.

Die Vorteile der Extraschicht

• Die alten Daten können im Produktivbetrieb weiter verwendet werden. Euer Team kann wie gewohnt weiter arbeiten.
• Es gibt keine doppelte Datenhaltung. Es kommt nicht zum typischen Ablage Chaos.
• Sollen alte Datensilos durch neue Systeme ersetzt werden, können diese iterativ zum Einsatz kommen.

In 5 Schritten zur Extraschicht

1. Erkenntnis: Im Unternehmen herrscht Klarheit, dass Daten nicht genutzt werden und die Chancen, die die Digitalisierung mit ihren Technologien bietet noch nicht genutzt werden.
2. Inventur: Welche Datensilos gibt es tatsächlich, wo werden Daten gelesen, erzeugt oder verarbeitet?
3. Planung: Ein sinnvolles Abfrageschema wird erstellt, um relevante und zusammengehörige Informationen zu bündeln. Dabei wird darauf geachtet, aus welchen Datenquellen diese kommen und was dazu angebunden werden muss. Eine klare Priorisierung von Teilbereichen ist hier sinnvoll, um den iterativen Ansatz zu verfolgen.
4. Umsetzung: Die Datenquellen werden einzeln an das Abfrageschema angebunden. Optional können die Datenquellen auch bearbeitbar gemacht werden.
5. Konsolidierung: Sobald die Daten sicher verknüpft sind und damit über die Extraschicht gearbeitet wird, können Datensilos nach und nach durch sicherere oder schnellere Systeme ausgetauscht werden.

Der beispielhafter Anwendungsfall: Ein Fahrradhersteller

Der Hersteller möchte seine Produkte tagesaktuell auf Webseite und für Partner zugänglich machen. Dabei werden die Produktdaten über eine Postgresql-Datenbank gepflegt und die zugehörigen Preislisten in einem Excel-Sheet. Eine weitere Excel-Tabelle beinhaltet die Liste der autorisierten Händler und Handbücher werden in einem Netzlaufwerk abgelegt.

Der Aufbau und die Konzeption des Systems wurde aufgrund diverser Absprachen, Workshops und User-Befragungen innerhalb von zwei Wochen fertig gestellt: 9.000 €.

Die drei benötigten Schnittstellen werden pro Art und maximalem Aufwand berechnet (Postgresql-Datenbank 12.500 €, einfache Excel-Tabelle 9.500 €, Netzlaufwerk 8.500 €). Die Konfigurationen sind dann Produktinformationen 350 €, Preisliste (mit Verknüpfung an Produkte) 300 €, Händlerliste 250 € und Handbücher (mit Verknüpfung an Produkte) 300 €.

Daraus ergibt sich ein Gesamtpreis von 40.700 €. Monatliche Kosten entsprechen 1,5% des Gesamtbetrags, also 610,50 €. Ein solches System würde im ersten Jahr damit unter 50.000 € an Kosten verursachen, in den folgenden Jahren unter 7.500 € an Wartung und Support. Dafür bietet das System eine zentrale Schnittstelle für die gesamten Daten zur Verwendung auf jedem Channel: Zur Einbindung auf der Webseite oder zur Bereitstellung für die Händler.

Vergleich zu Produktinformationsmanagement Systemen

Zentral geführte Produktinformationsmanagement Systeme (PIM) setzen auf eine zentrale Datenhaltung und eine Setupgebühr, die in Messegesprächen mit verschiedenen PIM-Anbietern für ein solches Beispiel-System auf über 100.000 € geschätzt wurde. Zudem wird eine komplette Umstellung auf das zentrale System nötig, welches Aufwand für die Schulung aller Mitarbeiter bedeutet und nicht selten bei der Umstellung mit Ausfallzeiten des Produktivbetriebs verbunden ist. Monatliche Gebühren wurden dabei noch nicht genannt. Auch wenn dafür keine Gebühr erhoben werden würde (was aufgrund von Anpassungen des Systems an Veränderungen im eigenen Betrieb unwahrscheinlich ist), so könnte man auch bei einer einmaligen Gebühr für ein System ohne Aktualisierungen den dezentralen Ansatz über 8 Jahre lang mit Updates betreiben, bevor man auf dieses Preisniveau kommt.

Mit dem hier vorgestellten, dezentralen Ansatz ist es also deutlich günstiger, vorhandene Datensilos in ein zentral abrufbares System zu bündeln. Am Ende steht dabei die unerlässliche Basis für eine Omni-Channel Lösung.

Findet Ihr Euch darin wieder oder ist Euer Fall anders gelagert? Sprecht mit uns über Euren Weg zur Digitalisierung!

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